„Sie haben Post“. Ein Satz, der Meg Ryan Ende der 90er im Film „E-Mail für Dich“ ein Lächeln auf de Lippen zauberte. Seither hat sich nicht nur technisch, sondern auch hinsichtlich des Datenschutzes einiges getan. Damit Euch auch zukünftig das Lachen nicht vergeht, verrät Rechtsanwalt Björn Thorben M. Jöhnke, der Kanzlei Jöhnke & Reichow, rechtliche Grundlagen der E-Mailnutzung.

Redaktion: Herr Jöhnke, ist die Weiterleitung von geschäftlichen E-Mails an private Accounts rechtlich erlaubt?

Björn Thorben M. Jöhnke: Das kommt auf die Gestaltung des Arbeitsverhältnisses zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer an. Wenn der Arbeitgeber dieses grundsätzlich erlaubt, stellt das Weiterleiten jedenfalls ein arbeitsrechtliches Problem dar. Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer jedoch eine geschäftliche Email-Adresse zur Verfügung stellt – was der Standard sein wird – so stellt er ja damit klar, dass für alle geschäftlichen Unterlagen die geschäftliche Email zu nutzen ist, nicht die private. Sollte der Arbeitnehmer „einfach so“ Daten an die private Email-Adresse weiterleiten, so könnte das einen Verstoß gegen den Arbeitsvertrag darstellen sowie auch datenschutzrechtliche Probleme nach sich ziehen, gerade wenn es um weitergeleitete Kundendaten geht.

Redaktion: Darf denn möglicherweise nur der Mitarbeiter keine geschäftlichen E-Mails weiterleiten? Oder gilt das – hinsichtlich des Datenschutzes – auch für die Geschäftsführung?

Björn Thorben M. Jöhnke: Das kann auch für die Geschäftsführungen gelten: Wenn es sich um besonders sensible Daten – zum Beispiel Daten nach Art. 9 DSGVO – handelt.

Jede Datenweiterleitung birgt Gefahren dahingehend, dass diese abgefangen werden können.

Gerade im privaten Bereich ist ja nicht zwingend immer sichergestellt, dass die Sicherheitsvorkehrungen so gestaltet sind, dass eine datenschutzkonforme Datenbehandlung stattfinden kann. Aus diesem Grunde stellen sich auch im diesem Szenario Probleme, ähnlich wie bei einem Angestellten.

Redaktion: Und wie gehe ich mit fehlgeleiteten Mails an mein privates Konto um? Reicht eine Löschung aus, oder gilt es weitere Maßnahmen einzuleiten? Muss der Mitarbeiter möglicherweise sogar der Server-Host des privaten Mail-Accounts bezüglich einer Löschung kontaktieren?

Björn Thorben M. Jöhnke: Das kommt darauf. Und zwar darauf, ob man die Emails ohne weiteres selbst löschen kann. Wenn das nicht der Fall ist, sollten alle Vorkehrungen getroffen werden, damit eine Datenlöschung vollzogen werden kann.

Redaktion: Inwieweit dürfen private E-Mails über das betriebliche WLAN abgefragt oder verfasst werden? Muss hierfür grünes Licht vom Arbeitgeber eingeholt werden? Und dürfte der Arbeitgeber bei der Nutzung „seines Netzwerks“ den Inhalt privater E-Mails oder Suchverläufe überwachen oder zumindest Stichproben nehmen?

Björn Thorben M. Jöhnke: Nein, der Arbeitgeber kann grundsätzlich nicht einfach „private Inhalte“ prüfen und überwachen. Anders stellt sich dieses bei privat- mit geschäftlich gemischten Postfächern dar. Aus diesem Grunde macht es Sinn Privates von Geschäftlichem strickt zu trennen. Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mit dessen Smartphone Zugang zum Firmennetzwerk gibt, können sich natürlich weitergehende Probleme für den Arbeitgeber stellen, die er in einem Arbeitnehmerregress wahrscheinlich nicht geltend machen kann. Von daher sollte das Firmennetzwerk grundsätzlich vor Fremdzugang – auch durch die eigenen Angestellten – geschützt werden. Letzen Endes muss der Arbeitsgeber Rechenschaft vor etwaigen Behörden ablegen, was es zu vermeiden gilt.

Redaktion: Wie verhält es sich mit Newslettern oder Social Media? Darf der Arbeitnehmer die geschäftliche E-Mail Adresse für eine private Registrierung nutzen? Was gibt es bei Registrierungen für geschäftliche Zwecke zu beachten?

Björn Thorben M. Jöhnke: Auch an dieser Stelle sollte natürlich beachtet werden, dass der Bezug von Newslettern und, oder die Nutzung von sozialen Netzwerken über die geschäftliche E-Mail Adresse Gefahren nach sich ziehen können. Von der Öffnung virenverseuchter Inhalte, bis hin zum Verkauf von Daten mitsamt den geschäftlichen E-Mail Adressen durch Dritte.

Die Verstrickung von geschäftlichen und privaten Email Adressen macht nur selten Sinn und kann sowohl für den Arbeitgeber, als für den Arbeitnehmer rechtliche Konsequenzen haben.

Bei Registrierungen für geschäftliche Zwecke dürfte wohl eine gewisse Interessensabwägung für den Arbeitnehmer sprechen, da der Hintergrund gerade nicht privater Natur ist.

Über unseren Experten

Björn Thorben M. Jöhnke

Herr Rechtsanwalt Björn Thorben M. Jöhnke ist Fachanwalt für Versicherungsrecht und Fachanwalt für Gewerblichen Rechtsschutz. In der Kanzlei Jöhnke & Reichow betreut er die Fachbereiche Versicherungsrecht, Vertriebs- und Vermittlerrecht sowie den Gewerblichen Rechtsschutz und das IT-Recht sowie Datenschutzrecht. Herr Rechtsanwalt Jöhnke war selbstständiger Versicherungsmakler  in Hamburg konnte damit praktische Erfahrungen in der Versicherungsbranche sowie im Versicherungsvertrieb sammeln.